不管你的展会是定制展还是租赁展，你都已经为参加下一届展会进行了重大的财务投资。保护这些投资的最好方法是通过一家有信誉的公司运输，然后与一家有经验的贸易展览安装和拆卸设备合作。这样你就知道它是完全按照你的设想建造的，并完好无损地回到你身边。

        为什么使用一个贸易展览安装和拆除公司?

        当你要设立一个贸易展览时，你的选择是有限的，因为大多数会议和会议中心需要工会来安装和拆除贸易展览摊位。很少有例外。

        通常，只有一种情况下你可以自己设置和删除:你有一个便携的展品，可以在30分钟内安装，不需要工具。在QT情况下，你需要雇佣贸易展工会工人来安装和拆除你的展品。

        你我的选择

        综上所述，大多数参展商需要雇佣工人来为他们的展品做好展示准备。有两个选择:

        您可以直接雇用和工作与安装和拆除(I&D)公司，或

        您可以选择作为您和I&D公司的协调人的第三方选项——如果您一直与proexhibit合作制作或租赁展品，我们可以为您提供这项服务。

        选项2是大多数参展商选择的，也是我们推荐的。为什么?

        有经验的监督:虽然场馆不要求你的展品有监督人员，但你的I&D公司可能会收取25%到30%的费用。像proexhibit这样的第三方机构通常会在你的展位还没到之前就派一名经验丰富的主管来参展。那位主管对你的展品、设计和计划了如指掌，并致力于确保安装和拆卸的顺利进行。

        选择离开主管意味着向I&D公司支付25%到30%的费用，并与场地的楼层经理一起工作，他可能会或不会突然出现在你的展位上登记。

        成本效益:有第三方主管协调你的安装和拆卸，你甚至可能发现你在这部分的展会中节省了钱。秀场的工会工人按小时计酬，他们不了解你的摊位。在没有经验丰富的主管的情况下，他们可能要花一个小时甚至更多的时间来检查设计图，然后才能开始安装。主管可以避免这个问题，因为他们随时准备协调工作，并提供节省时间的指导。

        给你更多的时间:有一个现场监督员监督安装也节省了你宝贵的预展时间，所以你可以自由处理QT细节。当你不必担心在展会结束后监督拆解的时候，你可以更快地跟进线索和新的联系。

        如何确保您的安装和拆卸顺利进行

        约翰·塔格特(John Taggart)是加州索萨利托(Sausalito)的海岸国际公司(Coastal International)的员工，他的专长是安装和拆卸定制贸易展展品。据约翰说，他的员工的工作很大程度上依赖于他从展会参展商那里得到的信息。良好的沟通是至关重要的，以确保展览安装完成的高标准。

        贵公司所需要的基本信息

        当你与一家安装和拆卸公司合作时，你需要提供一些关于你的展品的信息。

        展会开始之前

        您的I&D公司将需要您的展览显示的打印蓝图或数字渲染形式的全尺寸布局。这还应该包括关于展览的每个组件的详细安装信息。如果您的组织使用大型或复杂的定制展品，这一点就更加重要了。组件放置不正确可能会损害展台的结构完整性。

        他们还需要有关展会场地的信息——你的展品将被安装在那里。这包括诸如电源插座和QT公共设施接入点的位置等细节。有了这些信息，就可以确保在安装摊位之前就设置好公用设施。

        你还需要提供你要寄给展会的物品清单。例如:

•                 一份完整的摊位组成部分的书面清单-这应该是一个详细的，描述性的每一个项目组成的摊位，描述项目是什么，以及它们的大小和尺寸。

•                 任何QT与摊位有关的物品，例如影音器材、印制的宣传资料、样本、悬挂的标志及横额，以及家具用品。

•                 一份板条箱和雪橇的清单——包括每一件的数量——以及每件物品的详细清单——确保每件物品都能到达正确的目的地，如果一件或多件物品与主组物品分开，找到它们的机会就更大。如果您使用的是撬板，这一点尤其重要，因为物品在用板条箱运输时丢失的可能性更小。

        这些信息应该在展览开始前至少5到7个工作日提供给你的I&D公司。这是至关重要的，因为在展览前几天，你的展览团队可能会去那里。它们可能在相当长的一段时间内都无法访问。所以关于展览装置的任何问题必须在展览开始之前解决。

        如果你的I&D公司手头没有这些信息怎么办?如果幸运的话，什么也没有。但是，如果你的安装人员不得不在安装时做出判断，结果发现是错误的，那么必须拆卸和重新安装展览可能是昂贵和耗时的。提供必要的信息，第一次就能把工作做好。

        除了安装管理之外，还有货运和运输的协调。最好的选择，如果可能的话，是把所有的展览部件和配件运送到场馆的提前仓库。这意味着在展览开始前一切都准备好了，在开始安装的时候一切都准备好了。

        演出结束后

        一旦展览结束，你们的贸易展览品必须打包运出。拆除时要像安装时一样小心，这样在运输过程中就不会有任何损坏，每件物品都能到达正确的地方。

        你提供的安装蓝图将在这里派上用场，因为将有一个专门的拆除主管。否则，你就有可能让没有经验的工作人员把展台拆得太大，把本该留在原处的东西拆开。

        您还必须向I&D公司提供您的出运目的地的详细信息。他们应该有正确的送货地址的信息，以及重新包装展品和QT物品的说明。还有，别忘了出口货物的提货单。在装运之前必须提供这些信息。

        一场伟大的演出始于正确的设置

        良好的展览管理不仅仅是一个伟大的销售和一个经验丰富的展台团队。您的展会成功始于展品的安装和安全正确设置的展示，所以您可以从展会中获得最大的收获!